Как Амазон использует документы для принятия решений

· 4 мин

Я провожу много собеседований для Амазона и меня часто спрашивают об особенностях культуры компании. Я всегда в первую очередь рассказываю, что в Амазоне для презентаций мы не используем слайды. Вместо этого мы пишем документы.

Любой сложный вопрос, такой как идея для нового проекта, предложение по оптимизации процесса, решение о стоимости продукта, продвижение сотрудника на следующий уровень и т.п. требует обоснования в виде документа. Документы обычно состоят из 1, 2 или 6 страниц и называются соответственно one-pager, two-pager и six-pager. В документах не приветствуются графики и списки, все излагается прозой. Всё содержимое должно быть по-максимуму обосновано данными, для чего, как правило, прилагаются несколько дополнительных страниц с данными (appendix).

Ресепшн в здании Amazon
Ресепш в здании Day 1 North

Ответственный за проект пишет документ, отправляет его коллегам для обратной связи, пишет ещё, снова отправляет и в итоге документ попадает на митинг, где люди читают документ в тишине, а потом обсуждают и принимают решение. Кто-то может сказать, что это попахивает бюрократией. Вовсе нет, сейчас объясню почему автор документа выигрывает от процесса больше всех.

Когда пишешь документ, приходится объяснять ситуацию, предложение по ее решению и все остальные нюансы так, чтобы их мог понять даже человек, который совсем не в курсе происходящего. Соответственно, нужно изложить факты и описать ситуацию простым языком, и, как правило, стоит только начать писать, как сразу становится ясно, что ситуацию ты сам понимаешь не полностью и нужно идти и собрать ещё данных, поговорить с клиентами и т.п. В этом ключевое отличие от слайдов, так как в детальной прозе сразу видно, где есть пробелы в понимании или анализе. В результате работы над документом твоё понимание улучшается ещё до того, как он попал к кому-то в руки.

Часто, когда написал предложение по решению проблемы, перечитываешь документ и понимаешь, что звучит неубедительно. И всё начинается по новой - ищешь данные, говоришь с людьми и т.п. Часто решение оказывается не таким, каким ты его изначально представлял - когда даёшь почитать документ коллегам, они сразу находят недочёты, предлагают новые идеи, и рождается взвешенное решение.

Итоговый документ, который прошёл через несколько итераций, описывает ситуацию и подход к решению со всех сторон и позволяет заглянуть с фонариком во все углы, которые так и остались бы в темноте при использовании нескольких слайдов и сопутствующего выступления харизматичного оратора, ловко маскирующего пробелы в логике красивыми графиками и поставленной речью. Также, хорошо написанный документ помогает читателю получить полное представление о проблеме в своем собственном ритме, не завися от презентаторских навыков автора и разного уровня подготовки людей, пришедших на митинг. На устной презентации со слайдами зачастую кому-то скучно, кто-то вдаётся в неважные детали, а кто-то раньше времени бросается к решению, не поняв всей ситуации. Разные стили и уровни подготовки тормозят процесс для всех участников.

Другой плюс документов в том, что процесс, логика и данные, повлиявшие на решение, задокументированы. Иногда нужно заглянуть в прошлое и понять, как мы пришли туда, где находимся. Причины могут быть разные, например, проект идет не по плану и нужно понять, как было принято изначальное решение. В таких ситуациях документ позволяет перенестись в контекст принятия решения и задать вопрос “зная, что мы знали тогда, могли ли мы принять другое решение?” Очень важно понимать какие данные были доступны и оценивать процесс принятия решения, а не его результат.

Документы позволяют оптимизировать обмен знаниями. Гораздо проще переслать новому сотруднику на изучение несколько документов, чем пытаться вытащить информацию из памяти или презентаций. Хороший документ самодостаточен и содержит весь необходимый контекст и сноски на релевантную информацию. В больших организациях важно взаимодействие между командами и документы очень эффективны для синхронизации контекста. Вместо того, чтобы повторять одну и ту же презентацию разным людям, им можно просто переслать документ или даже выложить документ на всеобщей доступ внутри компании, чтобы все желающие могли с ним ознакомиться самостоятельно.

У документов есть один серьёзный недостаток - трудоёмкость. На хороший документ могут уйти дни и даже недели, но, если мы говорим о стратегических проектах или больших инвестициях, время, потраченное на продумывание решения заранее, с лихвой окупается за счёт бОльшей вероятности успеха в будущем и снижения рисков по причине интеллектуальной лени, когда в процессе претворения идеи в жизнь всплывают, казалось бы, очевидные ограничения, о которых не подумали заранее. Это особенно критично в больших распределённых системах, на разработку которых уходит пару лет для команды приличного размера, и где ошибки в архитектуре могут привести к провалу всего проекта или дорогостоящей переделке ключевых компонентов.

Возвращаясь к Амазону, одна из причин, по которой мне нравится здесь работать - это как раз-таки использование документов вместо слайдов, что способствует тщательному продумыванию решений и искореняет интеллектуальную лень.


На момент написания поста я работал в Amazon Web Services руководителем стартапа, создающего облачный сервис AWS Chatbot.

View this post on Instagram

A post shared by Илья Безделев | Чувак из Гугла (@ilya.bezdelev)