Матрица Эйзенхауэра или как выбраться из хаоса?

· 4 мин

Если вы похожи на меня, то вы цените порядок в делах, но не любите его поддерживать. Бесконечные емейлы, мелкие кризисы и неопределённость постоянно разрушают упорядоченность и приводят вашу рабочую жизнь в неуправляемый беспорядок, требующий уборки.

Это называется энтропией — любой искусственно установленный порядок в сложной системе необратимо стремится к хаосу. Наведение порядка в таком хаосе я называю мета-работой, потому что это — работа ради оптимизации работы, когда происходит много “продуктивности”, не всегда переходящей в эффективность. Другими словами, мета-работа — это иллюзия работы, не ведущая к достижению целей.

Когда работы по упорядочиванию работы становится слишком много, вы можете попасть в ловушку, хорошо знакомую компьютерам. Все, наверное, уже знают, что многозадачности не существует ни у людей, ни у машин. Иллюзия многозадачности создаётся за счёт постоянного и очень быстрого переключения внимания между задачами.

Когда задач становится слишком много, все ресурсы системы уходят на переключение между ними и система становится слишком занятóй, чтобы работать. В информатике это называется пробуксовкой (thrashing) и, когда система заходит в такой мета-тупик, она падает и thrashing превращается в crashing. Это происходит не сразу, уровень неэффективности растёт и в какой-то момент наступает критическая точка невозврата, когда система уже не может справиться и машет синим экраном в знак капитуляции.

С мозгом человека происходит то же самое. Мы можем многозадачничать до определённого порога, после которого хаос начинает выигрывать, и в какой-то момент наш прогресс парализуется. Мы начинаем теряться в разделении важного от неважного, нас тянет во все стороны, а производительность становится нулевой. Вернее — отрицательной, потому что такой режим работы создаёт стресс, за которым следует эмоциональное и физическое выгорание.

Что делать?

Нужно учиться понимать, что важно, а что нет. И для этого есть прекрасный инструмент — матрица Эйзенхауэра. Это матрица 2х2, которая в оригинале делит задачи на срочные/несрочные и важные/неважные. Я не люблю определение “неважное” и использую “менее важное”, а о неважных задачах стараюсь попросту не думать.

Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра

Матрицу стоит регулярно использовать при планировании дел, но она особенно полезна, когда нужно выбраться из хаоса. Когда список дел становится неуправляемым, выписывайте всё, что приходит в голову в один огромный список и начинайте его сортировать по секторам матрицы. Я это делаю в бумажном блокноте, мне так приятнее и быстрее. Можно делать и на компьютере, но берегитесь мета-работы по выбору лучшего приложения и оформлению матрицы!

Вписывайте дела в секторы матрицы:

  • Срочное / важное — это самое важное прямо сейчас. Надо делать. Важно внимательно пройтись по списку и понять, почему эти дела важные и срочные и правда ли это. Кто определяет приоритет? Что случится, если их не сделать прямо сейчас? Если в этой категории больше трёх дел, то вы, скорее всего, неадекватно оцениваете важность.
  • Срочное / менее важное — это бестолковые авралы и вы сливаете в них энергию. Их нужно по возможности исключить. Например, могут быть проблемы системного характера, такие как отсутствие документации, ведущие к регулярной эскалации пользовательских запросов продуктовой команде. Это можно решить улучшением документации и процессов. Ищите пути системного решения таких проблем.
  • Несрочное / менее важное — эти дела можно оставить на потом, пока они сами о себе не напомнят. Мне нравится подход к приоритизации компании Basecamp — если фича/проблема/запрос реально нужные, вы не сможете их игнорировать, потому что вам со всех сторон будут говорить об их важности. Если же они неважные, то они так и утонут под весом более важных задач. Не бойтесь не делать. Другими словами, забейте.
  • Несрочное / важное — это золотая жила для долгосрочных результатов. Это те лягушки, про которые я писал ранее — дела, которые не хочется делать, но способные не просто принести краткосрочный результат, а поменять направление. Улучшение процессов для искоренения авралов дел обычно попадает в эту категорию. Легко фокусироваться на огне, который горит под носом. Тушение даже приносит удовлетворение в моменте, но важно отойти назад и потратить время на установку системы автоматического тушения пожаров.

Я пользуюсь матрицей Эйзенхауэра где-то раз в месяц, чтобы выровнять приоритеты, а также по возвращении из отпуска, где меня ждёт бесконечный аврал и когда в порыве «делания» легко забыть о том, что некоторые из этих дел не стоят моего времени. Золотое правило в таких ситуациях — если нужно бежать и ни на что не хватает времени, то нужно остановиться, оглядеться и решить, а в правильном ли направлении вы бежите и правильную ли ношу на себя взвалили.

View this post on Instagram

A post shared by Илья Безделев | Чувак из Гугла (@ilya.bezdelev)