Как планировать, чтобы успевать важное

· 4 мин

Вы спрашивали, как всё успевать. Я сказал, что всё — никак. Нужно успевать важное, а для этого важно следовать простым правилам: устранить слив времени, беспощадно говорить “нет”, учиться входить в поток и улучшать эффективность в своём ремесле.

Моё убеждение — если ты не следуешь принципам выше, то все методики управления временем будут неэффективными и пойдут насмарку. Ты будешь продуктивен, делая ненужные вещи, либо же будешь выгорать, загнав себя в рамки.

Поэтому я не боготворю никакие фреймворки, а придумываю свои под ситуацию, комбинируя разные “лучшие практики”, знания о которых накопил за много лет. Там больше интуиции, чем формул, но, тем не менее, поделюсь высокоуровневыми подходами, которые работают для меня. Может и вам пригодится.

1) Высокоуровневая ясность. MVSR

Всё, конечно же, начинается с самого главного. Зачем я вообще делаю то, что делаю?

Я не делаю ничего просто так. Либо это ведёт к достижению каких-то результатов, либо я получаю от этого удовольствие в моменте, а в идеале — и то, и другое. И подход в бизнесе и в личных проектах — один и тот же. Разница лишь в том, что в бизнесе у меня всё прописано в документе и я трачу много времени, чтобы документ был понятен каждому члену команды и руководству.

В личных проектах я могу хранить всё в голове. Но суть не меняется — важно понимать зачем ты делаешь то, что делаешь, и как ты собираешься двигаться вперёд. Ясность (clarity) — это то, на что стоит потратить время и энергию. Это сэкономит время в будущем.

Когда я прихожу в команды, то, в первую очередь, работаю над видением. Это документ в формате MVSR (Mission, Vision, Strategy, Roadmap), который придаёт всей работе смысл и очерчивает траекторию движения. Это текст в формате прозы, тщательно продуманный и основанный на анализе.

Миссия — это смысл существования продукта и команды. Что-то вроде “мы создаём инструменты для разработчиков, от которых все писяют кипятком”. Тут нет конкретики, тут важна эмоциональная составляющая. Готов ли ты и твоя команда свергать горы ради этой миссии? Правильный ответ — всегда “да”.

Если “нет” — переписывай миссию пока не появится смысл. Ну или может быть и так, что над этим не стоит работать или нужно найти применение себе там, где прёт.

Видение — это такая точка вдалеке, Полярная звезда, которую нельзя терять из виду. Иначе заблудишься. В видении уже начинает появляться специфика, например “быть IDE номер один для облачных разработчиков на Java”. Здесь уже есть за что уцепиться процессу планирования.

Стратегия — это “как”. Это набор конкретных действий, который приведёт к достижению видения через 3-5 лет. Стратегия — это не список проектов. Это набор 3-4 “тем” (themes), которые описывают, куда нам нужно двигаться, чтобы стать тем самым номером один.

Roadmap — это конкретные проекты и фичи в рамках стратегии, которые шаг за шагом её осуществляют.

2) Квартальные цели

Следующий шаг — декомпозиция целей. Гугл использует систему планирования OKR (я о ней писал отдельно) и мне она очень близка. Я ставлю себе квартальные OKR в работе и иногда — в личных проектах.

Механика OKR такова, что ты ставишь цель (objective) и набор ключевых результатов (key results), которые необходимо достичь для выполнения цели. Каждый квартал у меня 3-4 цели, в каждой из которых 4-5 KR — это мои проекты на квартал.

В качестве цели обычно пункты из roadmap, а KR могут состоять из вещей вроде “написать требования”, “написать блог” и “запустить”. При этом “запустить” в свою очередь становится целью для команды разработки, которая дальше разбивает запуск на множество под-проектов, которые затем каскадно спускаются ниже и ниже отдельным разработчикам, дизайнерам и другим функциям.

3) Еженедельные планы.

Каждую неделю я смотрю на свои цели на квартал, отмечаю процент завершённости по каждой из них и планирую, что нужно делать на этой неделе, чтобы достичь результата. Я писал, что каждую неделю составляю новый план на бумаге. Пока что я не нашёл ничего более эффективного, чем блокнот в точечку (dotted notebook) и ручки, которой можно черкать, рисовать и переписывать.

Иногда, когда приоритетов скапливается слишком много, я использую матрицу Эйзенхауэра, которая делит задачи на важные/неважные, срочные/несрочные. Это помогает убрать лишнее и сфокусироваться на важном. Я также нумерую свои списки в том порядке, в котором нужно выполнить задачи для максимальной эффективности. Обычно я делаю первым то, где я — бутылочное горлышко и нужно освободить процесс. Потом — стратегическое. Потом — всё остальное.

Бонус: Приложения.

Есть несколько технологических подходов, которые помогают мне быть более организованным.

  • OKR я трекаю в таблице в Google Sheets. Они меняются только раз в квартал и мне нужно отслеживать динамику.
  • Личные мелкие дела (типа “получить справку для прав”) я веду в списке в стандартном приложении Notes. Их много, они эфемерны и, чтобы не забыть, их нужно где-то хранить.
  • Я использую Priority Inbox в Gmail и держу емейлы непрочитанными, если по ним нужно сделать какую-то работу.
  • Важные дела я заношу в календарь.
  • Голова. В неё много помещается и она умеет помнить важное.

Вот и всё.

Я пробовал Asana, JIRA, Excel, Todoist и другие приложения, названий которых уже не вспомню. Ни одно из них не даёт мне той гибкости и свободы, которая мне нужна. Quip приблизился достаточно близко, так как TODO можно было манипулировать с клавиатуры как обычными блоками текста. Но с уходом из Амазона Quip выпал из моей жизни.

View this post on Instagram

A post shared by Илья Безделев | Чувак из Гугла (@ilya.bezdelev)